Cette politique explique quelles données FamiliMoment traite, pourquoi, et comment les droits de chacun sont respectés, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Qui est responsable de quoi ?
FamiliMoment intervient à deux titres :
- Pour les données saisies dans l'application (résidents, familles, personnel de l'établissement, réservations, visites, sorties, Souvenirs du jour), le responsable du traitement est l'établissement qui utilise FamiliMoment. L'éditeur agit pour son compte, en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : il ne traite ces données que pour fournir le service à l'établissement, selon ses instructions.
- Pour ses propres besoins (visiteurs du site, demandes de contact et de démonstration, comptes et facturation des établissements clients), le responsable du traitement est l'éditeur de FamiliMoment.
L'identité et l'adresse de l'éditeur figurent dans les mentions légales. Contact pour toute question sur les données personnelles : .
Données collectées
FamiliMoment a été conçu pour limiter la collecte au strict nécessaire à l'organisation des repas, visites et sorties — aucune donnée de santé, de régime alimentaire ou de prescription médicale n'est collectée ni stockée dans l'outil.
| Qui | Données |
|---|---|
| Famille / proche | Nom, prénom, e-mail, téléphone, lien avec le résident |
| Résident | Nom, prénom, numéro de chambre, établissement de rattachement |
| Personnel (accueil, restauration, direction) | Nom, prénom, e-mail professionnel, identifiants de connexion |
| Compte Équipe (tablette des soignants et de l'animation) | Identifiants de connexion |
| Usage du service | Réservations, visites, sorties, absences, date de dernière connexion des comptes, historique des exports de données |
| Souvenir du jour (si l'établissement active ce module) | Petit mot laissé par la famille, prénoms des personnes présentes, photo ou dessin facultatif, date et événement concernés, décision de l'accueil |
Finalités et base légale
- Exécution du contrat conclu avec l'établissement client : gestion des réservations de repas, des visites, des demandes de sortie et des tableaux de bord associés.
- Intérêt légitime de l'éditeur : amélioration du service, statistiques d'usage agrégées, sécurité et prévention de la fraude.
- Consentement : pour les cookies non strictement nécessaires (voir la politique cookies).
- Souvenir du jour : module facultatif, activé par l'établissement. La famille choisit librement de déposer ou non un souvenir. Le résident, ou son représentant, peut s'y opposer : l'établissement l'exclut alors du module et plus aucun lien n'est envoyé à ses proches.
Destinataires des données
Les données sont accessibles aux équipes autorisées de l'établissement concerné (accueil, restauration, direction), dans la limite de leurs besoins, ainsi qu'aux sous-traitants techniques suivants :
- Supabase (hébergement de la base de données et des photos, région Paris, France)
- Vercel (hébergement et diffusion de l'interface de l'application, sans stockage des données)
- Brevo (envoi des e-mails transactionnels, dont les liens du Souvenir du jour ; données hébergées uniquement dans l'Union européenne : France, Allemagne et Belgique)
- GitHub (conservation des sauvegardes, chiffrées avant envoi et illisibles sans la clé détenue par l'éditeur seul)
- Stripe (traitement des paiements des abonnements des établissements)
Les photos du Souvenir du jour sont conservées dans un espace de stockage privé, jamais public. La famille n'y accède que par son lien personnel ; la tablette de l'équipe n'affiche que les souvenirs validés par l'accueil, sans les coordonnées des familles.
Les données ne sont ni vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales.
Transferts hors Union européenne
Les données de réservation, résidents et familles sont stockées en France (région AWS Paris, via Supabase). Les sauvegardes sont conservées chez GitHub, dont les serveurs peuvent se trouver aux États-Unis : elles sont chiffrées (AES-256) avant de quitter la base, et la clé n'est détenue que par l'éditeur, si bien qu'aucune donnée n'y est lisible. La diffusion technique de l'application peut transiter par le réseau international de Vercel à des fins de performance, sans que cela n'implique de stockage durable des données personnelles hors de l'Union européenne.
Les paiements des abonnements sont traités par Stripe, dont l'entité européenne est établie en Irlande. Stripe peut transférer certaines données de paiement vers les États-Unis ; ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) et par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Ils ne concernent que l'établissement client (coordonnées de facturation et moyen de paiement), jamais les données des résidents ni des familles.
Durée de conservation
Les données d'un établissement sont conservées pendant toute la durée de son abonnement ou de son essai gratuit. L'établissement peut à tout moment télécharger l'ensemble de ses données depuis son espace (bouton « Exporter mes données » : classeur Excel et photos). À la fin de l'essai ou de l'abonnement, cet export reste accessible pendant 30 jours, puis les données sont supprimées, sous réserve des obligations légales de conservation, notamment comptables. L'établissement peut aussi supprimer lui-même, à tout moment, les fiches de ses résidents et de leurs familles.
Les noms des proches et les remarques attachés aux réservations, visites et sorties sont effacés automatiquement au bout de 12 mois.
Une sauvegarde complète est réalisée chaque nuit et conservée 30 jours : une donnée supprimée disparaît donc aussi des sauvegardes au plus tard 30 jours après.
Les souvenirs du jour, photos comprises, sont conservés 6, 12 ou 24 mois selon le choix de l'établissement (12 mois par défaut), puis supprimés automatiquement. Un souvenir non retenu par l'accueil est supprimé au bout de 30 jours.
Vos droits
Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de ses données. Pour les données d'un résident, d'un proche ou d'un membre du personnel d'un établissement, ces droits s'exercent auprès de l'établissement concerné, responsable du traitement ; l'éditeur l'aide à y répondre et lui transmet sans délai toute demande qu'il recevrait directement. Pour les autres données (site, contact, facturation), ils s'exercent auprès de l'éditeur, par e-mail (). En l'absence de réponse satisfaisante, une réclamation peut être adressée à la CNIL.